Procesi i Rekrutimit dhe Seleksionimit për Programet YES dhe A-SMYLE

Raundi 1: Testim Paraprak
Studentët të cilët plotësojnë kriterin e moshës dhe notave mund të zhvillojnë një testim të gjuhës angleze me 16 pyetje me zgjedhje të shumëfishta, i ndërtuar me qëllim që të seleksionojë kandidatët në bazë të aftësive në gjuhën angleze. Afërsisht 40-50% e aplikantëve kalojnë në Raundin 2. Studentët testohen në disa qytete në çdo shtet të programit. Në vitin 2008 kishte 2 qendra testimi në Shqipëri, 4 qendra testimi në Bosnje Herzegovinë, 3 qendra testimi në Bullgari, 2 qendra testimi në Kosovë, 2 qendra testimi në Maqedoni, dhe 6 qendra testimi në Serbi. Datat dhe vendet e testimit shpallen në fillim të Shtatorit në kanale të mediave lokale dhe shkolla. Një program të detajuar sipas shteteve mund ta gjeni në faqen e internetit të American Councils të Europës Jug-Lindore (A-SMYLE and YES)

Raundi 2: TOEFL/SLEP paraprak dhe Testimi me Ese
Studentët që plotësojnë kushte dhe që kanë finalizuar me sukses Raundin 1, ftohen në testimin e Aftësive në Anglisht në Nivel të Dytë (SLEP). Studentët shkruajnë tre ese në klasë (në Anglisht) duke iu përgjigjur pyetjeve të veçanta të ndërtuara për të shfaqur maturitetin dhe qëndrueshmërinë e studentëve për shkëmbime ndërkombëtare. Pyetjet e eseve fokusohen në situata reale me të cilat mund të përballen studentët dhe jo në situata abstrakte që mund të jenë më të vështira për tu trajtuar. Janë disa grupe të ndryshme me pyetje ese, në mënyrë që studentët të mos kenë mundësi ti shkëmbejnë këto pyetje me miqtë e tyre që mund të bëjnë testimin në një tjetër qëndër testimi ose në një sesion tjetër. Të dy testimet mbikqyren nga stafi i programit i American Councils.
Testimet dhe esetë e përfunduara dërgohen në qëndrën e të dhënave të American Council për tu korigjuar dhe vlerësuar. Fillimisht vlerësohen testet e Anglishtes të Raundit 2, dhe pastaj vlerësohen esetë e studentëve me aftësi të mjaftueshme në gjuhën Angleze. Komitetet seleksionuese në qëndën e të dhënave trajnohen që të vlerësojnë esetë në bazë të dhjetë faktorëve të konsideruar si kritikë për një eksperiencë të suksesshmë shkëmbimi. Përpunimi i informacioneve dhe zhvillimi i vlerësimeve paraprake të përqendruara në një vend, është i rëndësishëm për integritetin e konkurimit dhe heq presionin e ushtruar ndaj stafit të programit nga të tjerët për të përfshirë kandidatë që mund të mos jenë të kualifikuar.

Raund 3: Aplikimet dhe Intervistat
Studentët e vlerësuar më mirë kalojnë në nivelin tjetër të konkurimit. Atyre u kërkohet të dorëzojnë një aplikim dhe intervistohen. Më pak se 15 përqind e aplikantëve fillestarë kalojnë në raundin e tretë të konkurimit. Dy punonjës nga American Councils (një nga Shtetet e Bashkuara dhe një punonjës lokal) do të shkojnë në vendet e testimt për të realizuar këtë raund. Në ditën e parë stafi zhvillon një takim me gjithë kandidatët e raundit 3 dhe prindërit e tyre. Në takim ata shpjegojnë me detaje formularin e aplikimit në mënyrë që studentët të kuptojnë si ta plotësojnë. Studentët kanë dy javë kohë për ta plotësuar dhe dorëzuar formularin e aplikimit në zyrat e American Councils në vendin e tyre. Gjatë takimit, stafi gjithashtu sqaron programin me detaje dhe iu përgjigjet çdo pyetjeje që mund të kenë studentët ose prindërit. Pas takimit, studentët shkruajnë dy ese më të shkurtra. Këto ese kanë të njëjtin qëllim dhe formë me esetë e Raundit 2, por pyetjet janë të ndryshme.
Etapa tjetër e raundit 3 është një intervistë 20-minutshe me çdo student. Një pjesë e intervistës zhvillohet në Anglisht në mënyrë që intervistuesit të mund të vlerësojnë aftësitë e kandidatit në Anglisht (megjithatë, aftësitë në Anglisht nuk janë më kriter seleksionimi në këtë raund). Pjesa tjetër e intervistës, brenda mudësive zhvillohet në gjuhën amtare të studentit në mënyrë që ai ose ajo të ketë mundësinë më të mirë për të prezantuar veten.
Përveç intervistës tek e tek, gjithë aplikantët marrin pjesë në aktivitete grupi (të referuara si “lojra”). Këto lojra, brenda mundësive zhvillohen në gjuhën amtare të studentëve dhe drejtohen nga anëtarë të stafit lokal rekrutues, ndërkohë që stafi amerikan vëzhgon. Në rastet kur studentët kanë gjuhë të ndryshme amtare, aktiviteti i grupit do zhvillohet në Anglisht. Katër ose pesë studentë marrin pjesë në çdo lojë. Kjo është një mundësi për të vëzhguar studentët në një formë më pak formale dhe si ata ndërveprojnë me bashkëmoshatarët e tyre.
Aplikimet kontrollohen nëse janë komplet të plotësuara dhe dërgohen në qëndrën kryesore të të dhënave. Në qëndërn e të dhënave, dosjet kompjuterike me të dhëna përditësohen për çdo student, dhe fleta me përgjigje origjinale e SLEP dhe pyetjet ese i bashkëlidhen formularit të aplikimit. Aplikimi i plotë dhe dosjet kompjuterike me të dhëna dërgohen në zyrat qëndrore në Washington, DC për përpunimin dhe seleksionimin e mëtejshëm.

Raund 4: Seleksionimi
American Councils organizon dhe trajnon afërsisht 150 vlerësues vullunetar të cilët përfundojnë proçesin e seleksonimit në Ëashington, DC. Ky grup takohet çdo ditë për rreth 3 muaj me qëllim që të shqyrtojë me kujdes aplikantët dhe të dhënat bashkëlidhur. Pas zgjedhjes së finalistëve, American Councils dërgon këto emra organizatave partnere të cilat gjejnë familje mikpritëse të përshtatshme ku do të jetojnë studentët. Finalistët do njoftohen në pranverë.